この確認方法は組織がMicrosoft 365のExchange Online環境を利用している場合の簡単な確認方法となります。
Outlookアプリで過去のメールを検索しても見つからないことありませんか？
実際はOutlookアプリからメールが消えたわけではなく、メール自体はExchange OnlineサーバーにあるのでOutlookアプリはそこにあるメールを同期しています。
なので自身でメールを削除している場合を除き、Outlookアプリ側の設定で見れていないかor組織のポリシーでメールがフォルダを移動したこと(詳細は後述に記載)で見れていない可能性があります。
まずはすぐに確認出来る方法を記載します。
Table of Contents
GeminiにMicrosoft 365 Outlookアプリで古いメールが見れない と聞いてみた
これまでの確認事項の再確認と最終確認:
- 同期設定: Outlook アプリのアカウント設定で、同期期間が「すべて」または十分な期間に設定されているか。
- フィルターと並べ替え: 意図しないフィルターや並べ替え設定になっていないか。
- オンラインアーカイブ: 古いメールがオンラインアーカイブに移動されていないか、アーカイブフォルダーが表示されているか。
- アプリのバージョン: Outlook アプリが最新バージョンであるか。
- デバイスの再起動: スマートフォンやタブレットを再起動したか。
- ネットワーク接続: Wi-Fi とモバイルデータ通信の両方で試したか。
- Outlook on the web (OWA): Web ブラウザ版の Outlook (OWA) では古いメールが見れるか。
- 別デバイスでの確認: 可能な場合は、別のデバイスの Outlook アプリで同じアカウントで確認したか。
- アプリのキャッシュクリアと再インストール: 試したか。
- M365 Service Health: Microsoft 365 のサービス全体で障害情報がないか確認したか。
- アーカイブ/保持ポリシー: 組織のポリシーによって古いメールが移動または削除されていないか（IT部門への確認が必要）。
- MDM/アプリ構成ポリシー: 組織のポリシーが同期範囲を制限していないか（IT部門への確認が必要）。
- Outlook アプリの検索: キーワード検索で古いメールを試したか。
- フォルダーの同期状態: 受信トレイ以外のフォルダーでも同様か。
- Outlook アプリのストレージ使用量: 極端に少なくないか。
- 他の M365 アプリの動作: 他のアプリに問題はないか。
最終的なトラブルシューティング (未実施の場合):
- Outlook アプリの設定リセット (もし可能であれば): アプリの設定を初期化するオプションがあれば試してみてください（アカウントの再設定が必要になる場合があります）。
- モバイルデバイスのネットワーク設定リセット: スマートフォンのネットワーク設定をリセットし、再接続してみてください。
全部確認するのはめんどう
インターネットが繋がっていない、Outlookアプリが同期されていない等すぐに確認出来る方法を除いて
すぐに確認できる簡単な方法です。
まずはWeb版のOutlook (Outlook on the web)を確認しましょう。
下記URLからMicrosoftアカウントでサインインしてWeb版のOutlookでお探しの古いメールを検索してみましょう。
あった場合は次のOutlookアプリ設定を見直してみましょう。
https://outlook.office.com/
OutlookアプリでExchange Onlineから参照できるメールの期間はデフォルトで12か月と設定されており
その期間を超えるとOutlookアプリに表示されません。期間の変更をしてみましょう。
Exchange キャッシュ モードを有効にする
Exchange Onlineには古いメールを自動的にアーカイブへ移動させるポリシーがあります。
組織がアーカイブメールボックスが有効にしている場合があるため、オンラインアーカイブフォルダにメールが入っていないか確認してみましょう。
インプレース/オンライン アーカイブ メールボックスを使用して電子メール ストレージを管理する
紹介した３つの手順で解決しない場合はIT部門へ問合せしましょう。
最後に
すぐに確認出来る方法の紹介でした。
生成AIからの回答ってたくさん出てきますが、まずは簡単な確認方法からやってみることも問題解決の近道かもしれないですね。
